Kundenaufträge: Der Vertrieb sagt Freitag – so prüft der Planer

Montag, 16:00 Uhr, der Vertrieb ruft an. Ein Kunde will bis Freitag 500 Einheiten. Die Bestandsanzeige zeigt 200. Ganz einfach: 300 nachfertigen und liefern? Nicht ganz. Nachdem ein Planer sauber geprüft hat, beträgt die echte Lücke 230, und nur ein Teil davon lässt sich bis Freitag fertigen.

Ein Kundenauftrag ist die verbindliche Zusage eines Kunden, eine bestimmte Menge eines Produkts zu einem Termin abzunehmen. In einem Werk ist er gleichzeitig eine Frage: Können wir das liefern, woraus und wann? Diese Frage zu beantworten, bevor man Ja sagt, nennt man Lieferterminzusage, und sie beruht auf zwei Prüfungen: der Verfügbarkeitsprüfung (ATP, Available to Promise) und der kapazitätsgeprüften Lieferzusage (CTP, Capable to Promise).

Schritt 1: Am Lager heißt nicht verfügbar

Von den 200 Einheiten im Regal sind 80 bereits dem Auftrag eines anderen Kunden zugeordnet, der am Donnerstag ausgeliefert wird. Sie sind physisch vorhanden, aber schon vergeben.

Denken Sie an ein Restaurant. Der Tisch am Fenster ist leer, aber darauf steht ein „Reserviert“-Schild. Sie können dort keine Laufkundschaft platzieren, nur weil noch niemand daran sitzt.

Die erste Zahl lautet also 200 − 80 = 120 Einheiten, heute frei.

Schritt 2: Zugänge hinzurechnen, sofern niemand sie beansprucht

Die Produktion hat einen Auftrag über 150 Einheiten, der am Mittwoch fertig werden soll. Bevor der Planer sie mitzählt, prüft er eines: Sind diese 150 schon jemand anderem zugesagt? Hier nicht.

Verfügbar bis Freitag: 120 + 150 = 270. Der Kunde will 500. Nicht gedeckt: 500 − 270 = 230 Einheiten.

Das ist die Verfügbarkeitsprüfung (ATP): vorhandener Bestand minus bereits zugeordnete Mengen plus geplante Zugänge, die noch niemand beansprucht hat, gerechnet Periode für Periode. ATP beantwortet die Frage: „Was kann ich aus Zugängen zusagen, die schon existieren oder bereits geplant sind?“

Schritt 3: Kapazitätsgeprüfte Zusage – können wir den Rest fertigen?

ATP endet beim vorhandenen Angebot. Die 230 Einheiten brauchen neue Produktion, und hier kommt die kapazitätsgeprüfte Lieferzusage (CTP) ins Spiel. CTP fragt, ob Material und Kapazität vorhanden sind, um die fehlende Menge rechtzeitig zu fertigen.

Der Planer prüft zwei Dinge:

• Material. Die Stückliste für 230 Einheiten braucht 460 Halter. Am Lager sind 600, davon 100 anderen Aufträgen zugeordnet. 500 freie decken 460. Passt.
• Kapazität. Die Montagezelle schafft 40 Einheiten pro Stunde. 230 Einheiten brauchen 230 / 40 = 5,75 Stunden. Die Zelle ist bis Donnerstag voll belegt, am Donnerstagnachmittag sind 4 Stunden frei. 4 × 40 = 160 Einheiten.

Ergebnis: 160 weitere Einheiten können bis Freitag fertig sein. Die letzten 230 − 160 = 70 brauchen 70 / 40 = 1,75 Stunden, die in den nächsten Montagvormittag passen. Nach Prüfung und Verpackung gehen sie am Dienstag raus.

Schritt 4: Teillieferung oder Komplettlieferung?

Jetzt hat der Planer eine echte Antwort statt einer Schätzung:

• Freitag: 120 + 150 + 160 = 430 Einheiten.
• Dienstag: die restlichen 70 Einheiten.

Ob das passt, hängt vom Kunden ab. Manche nehmen eine Teillieferung gern an: 430 Einheiten halten ihre Linie am Laufen. Andere bestehen auf Komplettlieferung, weil zwei Lieferungen zwei Wareneingänge, zwei Rechnungen und zwei Fehlerquellen bedeuten. Dann lautet die ehrliche Zusage: alle 500 am Dienstag.

Fragen Sie den Kunden, raten Sie nicht. Die schlechteste Antwort ist, „Freitag“ für 500 zuzusagen und 430 zu liefern. Auf Auftragsebene zählt das als gescheiterte Lieferung, und deshalb bestraft die Liefertreue (OTIF) überraschende Teillieferungen so hart.

Der Mythos: „Was am Lager ist, kann ich zusagen“

Das ist der häufigste Fehler bei der Terminzusage, und er wirkt in beide Richtungen.

Er führt zu überzogenen Zusagen, wenn Bestand bereits zugeordnet ist, unter Qualitätssperre steht oder im falschen Lager liegt. Die Anzeige sagte 200, in Wahrheit waren es 120.

Er führt aber auch zu zu vorsichtigen Zusagen. Ein Verkäufer, der 200 sieht und nichts von den 150 am Mittwoch oder der freien Kapazität am Donnerstag weiß, sagt vielleicht: „200 sofort, den Rest in drei Wochen.“ Der Kunde geht zum Wettbewerber, und das Zeitfenster am Donnerstag bleibt ungenutzt.

Die Lösung: erst Zuordnungen prüfen, dann geplante Zugänge, dann Kapazität. In dieser Reihenfolge.

ATP und CTP: Kundenaufträge zusagen

• ATP nutzt Bestand und Zugänge, die schon existieren oder bereits geplant sind. Die Prüfung ist schnell und zuverlässig und reicht für die meisten Artikel in Lagerfertigung.
• CTP prüft zusätzlich Material und Kapazität für neue Produktion. Das ist langsamer und hängt von guten Arbeitsplänen und Kalendern ab, ist aber die einzige ehrliche Antwort für Produkte in Auftragsfertigung.

Wo Ihr Werk diese Grenze zieht, ist eine strategische Entscheidung. Der Beitrag Auftragsfertigung oder Lagerfertigung erklärt, wie Sie entscheiden, welche Produkte aus dem Bestand und welche aus der Kapazität zugesagt werden. Und wenn ein solcher Überraschungsauftrag jeden Montag eintrifft, war er vermutlich keine Überraschung. Wie Sie ihn kommen sehen, zeigt der Beitrag zur Bedarfsplanung.

Wie factory.online hilft

In factory.online erzeugt ein Kundenauftrag direkt Fertigungsbedarf. Der Planer sieht die 80 zugeordneten Einheiten, den Produktionsauftrag vom Mittwoch, den Halterbestand gegen die Stückliste und die freien Stunden am Donnerstag im Gantt-Diagramm der Feinplanung an einer Stelle. Werden die 230 zusätzlichen Einheiten bestätigt, entstehen daraus ein Fertigungsauftrag und ein Arbeitsauftrag für die Montagezelle, weiterhin mit dem Kundenauftrag verknüpft. Verschiebt sich das Zeitfenster am Donnerstag, ist sofort klar, wessen Lieferung gefährdet ist.

Häufige Fragen

Ist ATP dasselbe wie freier Bestand? Nein. Freier Bestand gilt nur für heute. ATP zählt auch noch nicht beanspruchte Zugänge, Periode für Periode.

Sollte der Vertrieb ATP direkt sehen? Ja, für Artikel, die aus dem Bestand zugesagt werden. Bei Artikeln in Auftragsfertigung vermeidet eine kurze CTP-Prüfung durch die Planung Zusagen, die das Werk nicht halten kann.

Wenn Ihre Planer diese vier Schritte jedes Mal in einer Tabellenkalkulation durchgehen, sobald der Vertrieb anruft, buchen Sie eine Demo und bringen Sie den Auftrag vom letzten Montag mit.