Integrazione ERP e pianificazione: a chi appartengono i dati?

Le vendite fanno una domanda semplice: quanto resta da produrre dell'ordine 4711? L'ERP dice 320. La schedulazione del pianificatore dice 308. Il reparto produttivo dice “finito”. Tre sistemi, tre risposte, e ognuna è corretta secondo le proprie regole. È questo il problema che l'integrazione con l'ERP deve risolvere.

L'integrazione con l'ERP per la pianificazione della produzione significa collegare l'ERP (gestionale), che sia SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 o un altro, con lo strumento che pianifica e schedula la produzione, in modo che ordini, giacenze e dichiarazioni di avanzamento abbiano lo stesso significato in entrambi. La parte difficile raramente è il collegamento tecnico. È mettersi d'accordo su quale sistema sia responsabile di quali dati e su che cosa significhi ogni numero.

Tre risposte, un solo ordine

L'ordine 4711 riguarda 500 pezzi buoni. Finora la macchina ne ha lavorati 192: 180 buoni e 12 di scarto.

• L'ERP sottrae i pezzi buoni: 500 − 180 = 320 da fare.
• Lo strumento di pianificazione ha sottratto tutto ciò che è passato dalla macchina: 500 − 192 = 308 da fare.
• Il reparto produttivo ha ricevuto un ordine di lavoro per la corsa di questa settimana, da 192 pezzi. Quella corsa è finita, quindi per loro è finito.

Nessuno ha sbagliato a digitare. Usano definizioni diverse di “da fare”. L'integrazione comincia mettendosi d'accordo su quelle definizioni, prima di mappare un solo campo.

Una dichiarazione parziale, seguita in entrambi i sistemi

Un ordine di produzione (ODP) per 100 staffe ha tre fasi: 10 taglio, 20 saldatura, 30 verniciatura. Il saldatore dichiara 60 pezzi buoni alla fase 20 e va a casa.

• Nello strumento di pianificazione alla fase 20 restano 40 pezzi, spostati a domani. La verniciatura può iniziare sui 60, se le regole di trasferimento ammettono lotti parziali. L'ordine di lavoro risulta parzialmente completato, sempre collegato all'ordine cliente.
• Nell'ERP l'ordine riceve una dichiarazione parziale di 60 alla fase 20. Non c'è ancora nessun carico di prodotti finiti: avviene solo dopo la verniciatura.

Ora due cose che nella realtà vanno storte.

Il messaggio viene inviato due volte. Un intoppo di rete, un nuovo tentativo, e l'ERP mostra 120 pezzi saldati su 100. Ogni dichiarazione ha bisogno di un identificativo univoco, così il sistema che la riceve può riconoscere un duplicato e ignorarlo.

Il conteggio viene corretto. La mattina dopo il controllo trova 5 saldature difettose su 60. La dichiarazione diventa 55 buoni e 5 di scarto, quindi ne servono ancora 45, non 40. Qualcuno deve decidere se tagliare 5 pezzi in più o se il cliente accetta 95 pezzi. È una decisione per una persona, non per l'interfaccia.

Data richiesta, data calcolata e data promessa

La maggior parte degli ordini porta con sé tre date, e nessuna deve sovrascrivere le altre:

• Richiesta: quella chiesta dal cliente, il 10 marzo. Cambia solo se la cambia il cliente.
• Calcolata: quella che lo strumento di pianificazione ritiene possibile, il 14 marzo. Può cambiare a ogni ricalcolo della schedulazione.
• Promessa: quella confermata dalle vendite dopo aver visto la data calcolata, il 15 marzo. Cambia solo quando qualcuno decide di ripromettere.

L'errore classico è scrivere la data calcolata direttamente nella data promessa. Così ogni ricalcolo della schedulazione cambia in silenzio ciò che è stato detto al cliente. Meglio: se la data calcolata supera quella promessa, avvisare le vendite. Non sovrascrivere. Come si verifica la promessa fin dall'inizio è spiegato nell'articolo dagli ordini cliente alla produzione.

Chi è responsabile di quali dati nell'integrazione con l'ERP

La regola: ogni campo ha un solo proprietario, l'unico sistema autorizzato a modificarlo. L'altro lo legge. Una suddivisione tipica:

La suddivisione può variare da un'azienda all'altra. Ciò che conta è che sia messa per iscritto.

Si pensi a due cuochi che salano la stessa minestra. Ognuno la assaggia, la trova sciapa e aggiunge sale. Entrambi hanno agito in modo sensato. La minestra è rovinata. I dati con due proprietari fanno la stessa fine.

Il mito: “Una buona integrazione sincronizza tutto, in entrambe le direzioni, in tempo reale”

Inviare ogni campo in entrambe le direzioni garantisce che i due sistemi si sovrascrivano a vicenda. Una buona integrazione è selettiva: ciò che serve all'altra parte, quando le serve, una sola direzione per campo. Le dichiarazioni possono passare ogni pochi minuti, l'anagrafica articoli una volta al giorno.

SAP, Oracle, Dynamics: le stesse domande

Niente di tutto questo dipende dal marchio. Con SAP, Oracle o Microsoft Dynamics 365 bisogna comunque mettersi d'accordo su che cosa significhi “da fare”, quale data sia quale e chi sia responsabile di ogni campo. La mappatura dei campi cambia a seconda del sistema e della configurazione, quindi prima si definiscono le responsabilità. Perché serva un livello di pianificazione separato è spiegato nell'articolo perché l'ERP dà 10 giorni a ogni ordine.

Come aiuta factory.online

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Se il tuo ERP, il tuo pianificatore e il tuo reparto produttivo danno tre risposte diverse, prenota una demo e seguiremo insieme uno di quegli ordini.