OTIF: 95% puntuali, 95% complete. Perché allora l'OTIF è all'83%?

Il report mensile dice che il 95% delle righe è stato spedito in tempo e il 95% è stato spedito completo. Poi arriva la scheda di valutazione del cliente con un OTIF dell'83%, e tutti pensano che qualcuno abbia sbagliato. Nessuno ha sbagliato. Tutti e tre i numeri sono corretti. Semplicemente contano cose diverse.

L'OTIF (on time in full, consegne puntuali e complete) è la quota di consegne ai clienti arrivate alla data concordata e con la quantità completa. Se manca una delle due condizioni, la consegna è fallita. È l'indicatore a cui i clienti tengono di più, perché misura ciò che hanno vissuto loro, non ciò che hanno ottenuto i singoli reparti.

Come si calcola l'OTIF

La regola è semplice: una consegna è un successo solo se supera entrambe le verifiche. Ne derivano due proprietà da ricordare.

• L'OTIF non può mai superare il più basso dei due valori. Se la puntualità è al 95% e la completezza al 95%, l'OTIF è al massimo il 95%. Succede solo quando le consegne in ritardo e quelle incomplete sono le stesse.
• Se i due tipi di errore sono indipendenti, l'OTIF è circa puntualità × completezza. 0,95 × 0,95 = 0,9025, quindi circa il 90%.

C'è anche un minimo. Se ogni consegna in ritardo è diversa da ogni consegna incompleta, si perde il 5% + 5% = 10%, e l'OTIF è del 90%. Quindi, quando puntualità, completezza e OTIF sono contati allo stesso modo, 95% e 95% devono dare un OTIF compreso tra il 90% e il 95%.

Il che ci riporta all'83%. Quel numero è possibile solo se l'OTIF è stato contato su una base diversa dagli altri due. E quasi sempre è così.

Livello ordine o livello riga: il moltiplicatore nascosto

La maggior parte dei report interni conta le righe d'ordine. La maggior parte dei clienti conta gli ordini. La differenza è enorme.

Si prenda un ordine con 10 righe. Nove vengono spedite complete, una parte con 40 pezzi in meno. A livello di riga la completezza è del 90%. A livello di ordine è dello 0%: il cliente ha ricevuto una consegna, e non era completa.

Ora un mese intero. Sono stati spediti 200 ordini da 5 righe ciascuno, 1.000 righe in totale.

• 50 righe sono partite in ritardo. Le righe in ritardo si concentrano, perché un ordine in ritardo di solito lo è per intero. Quelle 50 righe stanno in 16 ordini.
• 50 righe sono partite incomplete. Le mancanze sono più sparse. Quelle 50 righe stanno in 20 ordini.
• 2 ordini erano sia in ritardo sia incompleti.

A livello di riga: puntualità = 950 / 1.000 = 95%, completezza = 950 / 1.000 = 95%.

A livello di ordine: ordini falliti = 16 + 20 − 2 = 34. OTIF = (200 − 34) / 200 = 166 / 200 = 83%.

Stesse spedizioni, stesso mese. Più righe ha ogni ordine, più questo divario si allarga.

Si pensi a un tavolo da quattro al ristorante. Tre piatti arrivano caldi, il quarto dieci minuti dopo. La cucina ha servito in tempo il 75% dei piatti. Il tavolo ricorda una cena arrivata in ritardo.

Il mito: ripromettere la data protegge l'OTIF

Ecco l'abitudine che rovina il numero senza che nessuno se ne accorga. Un ordine mancherà la data di venerdì, quindi qualcuno cambia la data confermata in mercoledì prossimo. Ora parte “in tempo”. Il cliente è infastidito esattamente come prima.

La regola che la maggior parte dei clienti applica è netta: si misura rispetto alla prima data confermata, non all'ultima. Se l'OTIF interno usa l'ultima data e il cliente quella originale, i numeri non coincideranno mai. Conviene tenere entrambe le date sull'ordine e misurare rispetto a quella originale. La data ripromessa dice al cliente cosa aspettarsi. Non serve a riscrivere la storia.

Va concordato anche se si misura la spedizione o il ricevimento, e quale tolleranza sulla quantità vale come “completa”.

Dove l'OTIF si vince o si perde davvero

Quando l'OTIF cala, l'istinto è spingere di più la produzione. Spesso però il problema non era la produzione. Conviene guardare dove si sono bloccati gli ordini falliti:

1. La promessa. La data è stata confermata senza verificare giacenze e capacità. Come un pianificatore verifica prima di dire sì è spiegato nell'articolo dagli ordini cliente alla produzione.
2. L'ultima riga. Nove righe erano pronte martedì; la decima aspettava un componente. L'OTIF a livello di ordine è dettato dalla riga più lenta.
3. Le ultime 48 ore. La produzione ha finito, ma controllo, imballo o documenti no. I prodotti finiti che non possono partire sono una perdita comune e risolvibile.
4. La sequenza. Il reparto produttivo ha lavorato secondo comodità, non secondo ciò che completa gli ordini. La regola con cui si sceglie il lavoro successivo conta, come mostra l'articolo sul lancio in produzione.

I fornitori delle case automobilistiche lo hanno imparato presto: una linea al 100% dell'obiettivo non significa nulla se un solo codice manca ai cancelli del cliente, come racconta l'articolo sulla pianificazione della produzione nell'automotive.

Come aiuta factory.online

In factory.online gli ordini cliente generano domanda di produzione, quindi ogni ordine di produzione e ogni mancanza restano collegati all'ordine cliente che servono. Un pianificatore che guarda un ordine da 10 righe vede quale riga sta trattenendo le altre, se è in attesa di materiale o di capacità e quale data di fine indica il programma a capacità finita, prima che il camion del venerdì parta senza di essa.

OTIF e OTD

Non sono la stessa cosa. La puntualità delle consegne (OTD, on-time delivery) verifica solo la data. L'OTIF aggiunge la verifica della quantità, quindi a parità di base è sempre uguale o inferiore all'OTD. Per capire come l'OTIF si inserisce tra gli altri indicatori, si veda l'articolo sui KPI di produzione.

Se i tuoi numeri interni e le schede di valutazione dei clienti continuano a non coincidere, prenota una demo e ricostruiremo insieme alcuni di quegli ordini.