Pianificazione della distribuzione (DRP): la merce fuori posto non c'è

Il report delle giacenze è rassicurante: 900 unità del prodotto più venduto distribuite nella rete. Poi arriva la telefonata dal Magazzino Est. Un cliente vuole 150 unità la settimana prossima, e a Est la giacenza è zero. Le 900 unità esistono davvero. Sono solo negli edifici sbagliati.

La pianificazione della distribuzione (spesso chiamata DRP, distribution requirements planning) è il calcolo che stabilisce quanta merce serve a ogni magazzino, quando serve e quando deve partire dalla fabbrica o da un'altra sede per arrivare in tempo. È un MRP per ubicazioni: invece di scendere lungo una distinta base, risale a ritroso lungo il percorso di consegna.

Perché la giacenza totale è il numero sbagliato

Si pensi a una banca con il caveau pieno e il bancomat vuoto. Alla banca i soldi non mancano. Il cliente davanti al bancomat, però, torna a casa senza contanti.

Con le scorte funziona allo stesso modo. Finché un'unità non è stata prelevata, caricata su un camion e registrata in entrata a Est, per il cliente di Est non esiste. Il totale di rete è un numero per l'amministrazione. Il numero che serve alla pianificazione è la giacenza per ubicazione, per data.

Come funziona il DRP, passo per passo

Per ogni magazzino il DRP esegue gli stessi tre passaggi della pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP):

1. Calcolo netto. Si prende la domanda in quell'ubicazione (ordini e previsione), si sottraggono la giacenza e i trasferimenti già in viaggio e si mantiene una scorta di sicurezza.
2. Sfasamento. Si torna indietro del tempo di transito per trovare la data in cui la spedizione deve partire.
3. Consolidamento. Si sommano le spedizioni pianificate di tutti i magazzini. Quel totale diventa domanda sul magazzino di fabbrica, che a sua volta genera domanda di produzione.

Il tempo di transito non è il tempo di guida del camion. È preparazione + viaggio + ricevimento: prelievo e carico (1 giorno), strada (2 giorni), scarico, controllo e stoccaggio (1 giorno). Quattro giorni lavorativi, che in un piano settimanale significano “spedire una settimana prima”.

Un esempio di DRP: 4 settimane, 2 magazzini

La rete: Centrale (presso la fabbrica) 600 unità, Ovest 300, Est 0. Totale 900. Ogni magazzino mantiene una scorta di sicurezza di 50. I trasferimenti arrivano una settimana dopo la partenza da Centrale.

Magazzino Est, domanda di 150 a settimana a partire dalla settimana 2:

La settimana 2 richiede 150 unità per i clienti più 50 per ricostituire la scorta di sicurezza, quindi 200 unità devono arrivare nella settimana 2 e partire da Centrale nella settimana 1. Cioè questa settimana. Se venerdì nessuno spedisce, gli ordini della settimana 2 saranno in ritardo, per quanto pieno sia Centrale.

Magazzino Ovest, domanda di 100 a settimana, 300 in giacenza: la giacenza scende a 200, poi a 100, e nella settimana 3 arriverebbe a 0. Per restare a 50, Ovest ha bisogno di 50 unità nella settimana 3 e di 100 nella settimana 4, quindi Centrale spedisce 50 nella settimana 2 e 100 nella settimana 3.

Centrale ora vede cosa deve spedire: 200 nella settimana 1, 200 nella settimana 2 (150 + 50), 250 nella settimana 3 (150 + 100). Sono 650 unità contro 600 in giacenza. Centrale va a secco nella settimana 3, con una mancanza di 50 unità, anche se la rete partiva da 900.

Un ciclo di produzione richiede due settimane, quindi l'ordine deve partire adesso. Il DRP ha trasformato “ne abbiamo in abbondanza” in due azioni da fare questa settimana: spedire 200 unità a Est e avviare la produzione.

Trasferire o produrre?

Le opzioni si confrontano prima sui tempi, poi sui costi.

• Trasferimento da Centrale: 4 giorni, circa 3 $ di trasporto per unità. 200 unità costano 600 $ e arrivano in tempo.
• Produzione di un nuovo lotto: 2 settimane più 4 giorni di transito, più un attrezzaggio da 900 $. Troppo tardi per la settimana 2, e più costoso.

Per Est il trasferimento vince senza discussioni. Per il buco di Centrale nella settimana 3 serve solo la produzione, perché nessuno nella rete ha merce in eccesso. E prodotto non significa pronto per la spedizione: le ore tra l'ultima macchina e la baia di carico sono trattate nell'articolo sui prodotti finiti.

Il mito: “Più scorte risolvono il problema del servizio”

Quando un magazzino resta senza merce, il riflesso è aumentare le scorte ovunque. La rete aveva il doppio di quanto Est avrebbe venduto in tutto il mese, eppure Est avrebbe mancato gli ordini della settimana 2 se la spedizione fosse partita con una settimana di ritardo.

In una rete i problemi di livello di servizio sono di solito problemi di tempistica. Aggiungere scorte senza una vista DRP significa solo mettere più unità nel posto sbagliato. Una buona gestione delle scorte parte dalla domanda “dove e quando”, non “quanto”.

Cosa sistemare prima di fidarsi del DRP

• Tempi di transito per tratta, inclusi preparazione e ricevimento.
• La merce davvero disponibile, non quella in blocco qualità o già assegnata.
• La merce in transito, contata una volta sola, non a entrambe le estremità.
• La scorta di sicurezza per ubicazione, dimensionata sulla domanda locale.

Gli stessi dati decidono se si consegna in tempo e completo: come si combinano queste due percentuali è spiegato nell'articolo sull'OTIF. E ogni anello della catena può amplificare piccole variazioni della domanda, come mostra l'articolo sulla gestione della supply chain e l'effetto frusta.

Come appare in factory.online

In factory.online la giacenza è gestita per ubicazione di magazzino e i trasferimenti sono registrati come movimenti di magazzino, quindi il pianificatore vede 600, 300 e 0 invece di 900. Gli ordini cliente inseriti su un'ubicazione generano domanda in quell'ubicazione, e l'MRP trasforma il fabbisogno residuo in domanda di produzione, con la mancanza collegata agli ordini che la originano. La mancanza di 50 unità di Centrale nella settimana 3 è legata ai clienti di Est e di Ovest.

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