Approvvigionamenti: sei mancanze che non richiedono un nuovo ordine

L'ordine d'acquisto per 200 cuscinetti arriva venerdì. Il montaggio ne ha bisogno di 40 giovedì mattina. La lista delle mancanze mostra una riga rossa e il riflesso è emettere un nuovo ordine d'acquisto. Ma qualsiasi nuovo fornitore chiede due settimane. Un nuovo ordine non salva il giovedì: mette solo altri 200 cuscinetti a scaffale fra due settimane.

Gli approvvigionamenti nella produzione sono il lavoro di far arrivare in stabilimento i materiali acquistati quando la produzione ne ha bisogno, a un costo totale ragionevole. Comprendono l'emissione di nuovi ordini d'acquisto, ma altrettanto spesso significano modificare quelli già aperti. Ecco sei mancanze in cui la risposta giusta è qualcosa di diverso da un nuovo ordine.

1. L'ordine esiste ma è in ritardo: anticiparlo

Si chiama il fornitore e si chiede di anticipare una parte dell'ordine. Giovedì non servono tutti i 200, solo 40. Molti fornitori possono spedirne 40 dal proprio magazzino con un corriere e consegnare il resto venerdì come previsto. I sistemi di pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP) segnalano questa situazione con un messaggio di anticipo (reschedule-in): la fornitura esiste, ma la sua data è successiva al fabbisogno. Il caso speculare, il posticipo (reschedule-out), è altrettanto utile: quando la domanda slitta in avanti, si posticipa l'ordine e si conserva la liquidità. Come l'MRP genera questi messaggi è spiegato nell'articolo l'MRP spiegato.

2. La merce è nel posto sbagliato: trasferirla

Il secondo stabilimento, o il magazzino ricambi, ha 60 cuscinetti dello stesso codice. Un trasferimento richiede un giorno. È più rapido di qualsiasi acquisto, e l'altra sede recupera la sua scorta quando arriva la consegna di venerdì.

3. La merce è impegnata per un ordine successivo: prenderla in prestito

A scaffale ci sono 50 cuscinetti, tutti impegnati per un ordine che va in montaggio martedì prossimo. Se ne prendono 40 per giovedì e la consegna di venerdì ricostituisce la quantità per l'ordine di martedì. È una mossa sicura solo se qualcuno verifica che la consegna di venerdì arrivi davvero prima di martedì. Altrimenti la mancanza non è risolta, è solo passata a un altro cliente.

4. Esiste un'alternativa approvata: sostituire

Se l'ufficio tecnico ha approvato un secondo cuscinetto per questo prodotto, conviene verificarne la giacenza. La parola chiave è approvato. Un componente che sul disegno sembra identico non è un'alternativa finché qualcuno con l'autorità per farlo non lo dichiara tale, e la sostituzione va registrata per sapere quale cuscinetto è stato montato su quale unità.

5. Il programma si può spostare: risequenziare

Si scambia il montaggio di giovedì con quello di venerdì, se l'ordine di venerdì ha tutti i componenti. Il cliente dell'ordine di giovedì lo riceve un giorno dopo, oppure ancora in tempo se c'era margine. Risequenziare non costa nulla in acquisti, ma occorre controllare l'attrezzaggio e gli altri materiali dell'ordine che si anticipa.

6. La mancanza non è reale: correggere i dati

Prima di telefonare a chiunque, conviene fare un giro al ricevimento merci. Una quota sorprendente delle mancanze è solo contabile: una consegna arrivata ieri e mai registrata, un inventario mai rettificato, oppure una distinta base che riporta due cuscinetti dove il prodotto ne usa uno. Il materiale ricevuto ma fermo in blocco qualità è un caso diverso: è reale, ma non ancora utilizzabile, come descritto nell'articolo sul controllo in accettazione delle materie prime.

Si pensi a quando si prepara la cena e mancano le uova. Nessuno ordina la spesa a domicilio per l'indomani. Si chiedono al vicino, si usa altro, oppure si cucina stasera il piatto previsto per domani. Le sei opzioni qui sopra sono la versione di fabbrica dello stesso istinto.

Approvvigionamenti nella produzione: data richiesta e data confermata

Ogni ordine d'acquisto ha due date, e confonderle crea mancanze nascoste. La data richiesta è quella che si è chiesta. La data confermata è quella che il fornitore ha promesso. Nel nostro esempio l'ordine era stato creato con data richiesta mercoledì. Due settimane fa il fornitore ha confermato venerdì via e-mail, e nessuno ha aggiornato l'ordine. Così l'MRP ha pianificato su mercoledì e non ha mostrato alcun problema finché martedì qualcuno non ha inserito la nuova data. La riga rossa è comparsa con due giorni di preavviso invece di due settimane.

La regola è semplice: si pianifica solo sulle date confermate, e un ordine non confermato va trattato come un rischio, non come una fornitura.

Mito: “Il fornitore più economico è l'acquisto migliore”

Un buyer ha spostato i cuscinetti su un fornitore più economico di 0,20 $ al pezzo. Con 3.000 cuscinetti l'anno, il risparmio è di 600 $. Il lead time del nuovo fornitore però è più lungo e meno affidabile, e nel primo anno una consegna in ritardo ha richiesto un trasporto aereo: 800 $. Il primo anno si chiude a −200 $, e senza contare le due ore di linea di montaggio ferma.

Il prezzo unitario è il numero più facile da misurare, quindi è quello che si misura. Il costo totale include i solleciti, la scorta di sicurezza aggiuntiva per coprire un lead time inaffidabile e il tempo di linea perso quando il componente arriva tardi. Come piccoli ritardi di fornitura crescano risalendo la catena è spiegato nell'articolo sulla gestione della supply chain per le aziende manifatturiere.

Come factory.online mostra la scelta

In factory.online la mancanza di cuscinetti è collegata all'ordine di montaggio di giovedì che l'ha generata. Il pianificatore vede in un unico punto l'ordine d'acquisto aperto con la sua data, la giacenza per ubicazione e la merce impegnata con gli ordini a cui appartiene. Da lì è più rapido capire quale delle sei opzioni esiste prima che qualcuno ricorra a un nuovo ordine d'acquisto.

Se i tuoi buyer passano le mattine a scorrere le liste delle mancanze riga per riga, prenota una demo e porta con te una di quelle liste.