Zarządzanie zapasami w produkcji: raport pokazuje 500, a linia stoi

Raport stanów pokazuje 500 obudów. Linia montażowa potrzebuje dziś 200 i przed obiadem staje z braku obudów. Oba stwierdzenia są prawdziwe i każdy dyrektor zakładu przeżył jakąś wersję takiego poranka.

Luka między nimi to właśnie sedno zarządzania zapasami w produkcji: wiedzieć, ile materiałów, produkcji w toku i wyrobów gotowych się posiada, w jakim stanie i gdzie, oraz utrzymywać ich tyle, żeby prowadzić produkcję i wysyłać na czas, nie zamrażając więcej gotówki, niż trzeba. Posiadanie 500 to jeden fakt. Możliwość użycia 200 z nich o 7:00 na linii 3 to zupełnie inny.

Zarządzanie zapasami zaczyna się od pięciu stanów zapasu

Pomyślmy o banku. Saldo może wynosić 50 000 USD, ale 30 000 USD z tego leży na lokacie terminowej do marca. Dziś nie da się z tego zapłacić rachunku. Z zapasem jest tak samo. Z 500 obudów w raporcie:

1. Dostępne: 120 na regale, zwolnione, do swobodnego użycia.
2. Zarezerwowane: 150 już przydzielone do innego zlecenia.
3. Na blokadzie jakościowej: 100 przyjęte wczoraj, czekają na kontrolę wejściową.
4. Gdzie indziej: 80 w drugim magazynie albo na ciężarówce między zakładami.
5. Nieużywalne w obecnej postaci: 50 uszkodzonych, przeterminowanych, w złej wersji albo – w kablach – odcinki resztkowe zbyt krótkie na jakiekolwiek zamówienie.

Suma: 120 + 150 + 100 + 80 + 50 = 500. Raport jest poprawny. Linia potrzebuje 200, a może użyć 120. Staje, bo brakuje 80.

Każdy z pięciu stanów wymaga innego rozwiązania. Zakup kolejnych obudów nie rozwiązuje żadnego z nich. Przyspieszenie kontroli rozwiązuje stan 3; przesunięcie międzymagazynowe – stan 4; decyzja o priorytetach – stan 2. Problem materiału czekającego na kontrolę opisujemy w artykule surowce: przyjęte to nie znaczy gotowe do użycia, a problem zapasu w niewłaściwym miejscu – w artykule o planowaniu dystrybucji.

Surowce, produkcja w toku i wyroby gotowe: mapa

Zapasy w produkcji przechodzą przez trzy etapy, a każdy z nich ukrywa zapas na swój sposób.

• Surowce i części kupowane. Przychodzą, przechodzą kontrolę, trafiają na magazyn, są wydawane. Ryzyka: zapas przyjęty, ale niezwolniony, oraz zapas zaksięgowany w złej lokalizacji.
• Produkcja w toku (WIP). Wszystko, co wydano na produkcję i jeszcze nie ukończono, łącznie z półproduktami czekającymi między operacjami. Ryzyko: nikt nie wie dokładnie, gdzie to jest ani od jak dawna. Niektóre zakłady nadają podzespołom własne indeksy, żeby można je było magazynować i liczyć – tę decyzję wyjaśniamy w artykule o półproduktach. Zbyt duża produkcja w toku wydłuża też czas realizacji – tak działa prawo Little’a.
• Wyroby gotowe. Wyprodukowane, ale nie zawsze gotowe do wysyłki: czekają na kontrolę końcową, pakowanie albo dokumenty. Tej luce poświęcony jest artykuł wyroby gotowe: gotowe, a nie da się ich wysłać.

Rotacja zapasów i pokrycie zapasu w dniach – w liczbach

Dwie liczby mówią, czy zapasu jest za dużo, czy za mało.

Rotacja zapasów patrzy wstecz: ile razy w roku przeciętny zapas zostaje zużyty.

Załóżmy, że roczny koszt sprzedanych wyrobów wynosi 6 000 000 USD, a przeciętny zapas 1 500 000 USD. Rotacja = 6 000 000 ÷ 1 500 000 = 4. Przeciętnie zapas leży 365 ÷ 4 = około 91 dni, zanim zostanie zużyty.

Po obniżeniu przeciętnego zapasu do 1 000 000 USD przy tej samej sprzedaży rotacja rośnie do 6, czyli około 61 dni. To uwalnia 500 000 USD gotówki. Jeśli utrzymanie zapasu kosztuje około 20% rocznie (kapitał, powierzchnia, ubezpieczenie, starzenie się zapasu), daje to mniej więcej 100 000 USD oszczędności rocznie.

Pokrycie zapasu w dniach patrzy w przód: na jak długo wystarczy obecny zapas przy oczekiwanym zużyciu. Najlepiej sprawdza się dla poszczególnych indeksów.

Na stanie jest 3000 m miedzianego przewodu, a zużycie wynosi 150 m dziennie. Pokrycie zapasu = 3000 ÷ 150 = 20 dni. Jeśli czas dostawy u dostawcy wynosi 30 dni, na ponowne zamówienie jest już za późno, choć 3000 m wygląda na dużo. Jak poprawnie ustawić ten punkt ponownego zamówienia, opisujemy w artykule zapas bezpieczeństwa i punkt ponownego zamówienia.

Pokrycie w dniach należy liczyć dla zapasu dostępnego, a nie całkowitego. Dla obudów z przykładu 500 sztuk na stanie przy zużyciu 200 dziennie wygląda na 2,5 dnia pokrycia. Z tego, co da się użyć, wychodzi 120 ÷ 200 = 0,6 dnia: linia staje przed obiadem.

ABC/XYZ: nie każdy indeks zasługuje na tę samą uwagę

Zakład z 5000 indeksów nie jest w stanie codziennie pilnować wszystkich. Analiza ABC/XYZ sortuje je w dwóch wymiarach.

ABC według wartości: indeksy A to te nieliczne, które odpowiadają za większość rocznej wartości zużycia (zwykle około 80% wartości z około 20% indeksów); indeksy C to długi ogon tanich części.

XYZ według przewidywalności: indeksy X są zużywane równomiernie, Y – z wahaniami, Z – rzadko i nieregularnie.

Logika: uwagę planisty kierować tam, gdzie spotykają się pieniądze i niepewność (AY, AZ), a tanie, stabilne indeksy niech pilnują się same.

Mit: więcej zapasu oznacza mniej braków

To najbardziej naturalne przekonanie w operacjach i często dokładna odwrotność prawdy. Więcej zapasu to więcej miejsc, w których może się ukryć, więcej zapasu w niewłaściwym stanie i więcej gotówki, za którą nie da się kupić części, której naprawdę brakuje. Zakłady z przepełnionymi magazynami często mają najwięcej braków, bo pieniądze poszły w niewłaściwe indeksy. Rozwiązaniem jest lepiej ukształtowany zapas: właściwe indeksy, we właściwym stanie, we właściwym miejscu.

Najczęstsze pytania

Jaka rotacja zapasów jest dobra dla producenta? To mocno zależy od branży oraz od tego, czy chodzi o produkcję na zamówienie, czy na magazyn. Lepiej porównywać się z własnym trendem i podobnymi zakładami niż z uniwersalną liczbą.

Czy produkcja w toku to też zapas? Tak. To pieniądze już wydane na materiał i pracę, a w bilansie figurują tak samo jak każdy inny zapas.

Jak to wygląda w factory.online

W platformie factory.online zapas jest prowadzony według lokalizacji i partii, z widocznymi blokadami jakościowymi, więc planista widzi 500 obudów podzielonych na ich rzeczywiste stany, a nie jedną sumę. Przeliczenie MRP bazuje na zapasie, otwartych dostawach i wielopoziomowych strukturach wyrobu (BOM) i łączy każdy brak ze zleceniem, które by zatrzymał. W przypadku kabli i przewodów partie i nośniki mają własne długości, więc odcinek resztkowy widać jako 40 m, a nie jako część sumy.

Jeśli raport stanów i linia wciąż sobie przeczą, umów się na demo i przynieś ten raport.