مینوفیکچررز کے لیے S&OP: فورکاسٹ پلان نہیں ہوتا

مارکیٹنگ کے پاس بہار کے لیے ایک زبردست آئیڈیا ہے: سب سے زیادہ بکنے والی پروڈکٹ فیملی پر پروموشن، جس سے سیلز میں 20% اضافے کی توقع ہے۔ مہم منظور ہو جاتی ہے، اشتہاری مواد چھپ جاتا ہے، ڈسٹری بیوٹرز کو بتا دیا جاتا ہے۔ چھ ہفتے بعد کوٹنگ لائن ہر ویک اینڈ پر چل رہی ہوتی ہے اور پھر بھی پوری نہیں پڑتی۔ کوٹنگ لائن سے کسی نے پوچھا ہی نہیں تھا۔

S&OP (سیلز اینڈ آپریشنز پلاننگ) ٹھیک اسی گفتگو کے لیے موجود ہے۔ S&OP ایک ماہانہ عمل ہے جس میں سیلز، آپریشنز، پرچیز اور فنانس ڈیمانڈ اور سپلائی کے ایک ہی پلان پر متفق ہوتے ہیں، عموماً پروڈکٹ فیملی کے حساب سے اور 12 سے 24 ماہ آگے تک، اور یہ طے کرتے ہیں کہ جہاں دونوں میل نہ کھائیں وہاں کیا کرنا ہے۔ فورکاسٹ بتاتا ہے کہ کسٹمر کیا خرید سکتے ہیں۔ S&OP پلان بتاتا ہے کہ کمپنی اس کے بارے میں کیا کرے گی، اور کون کیا کرے گا۔

فورکاسٹ پلان نہیں ہے

موسم کی پیش گوئی کہتی ہے کہ ہفتے کو غالباً بارش ہوگی۔ پلان یہ ہے کہ آپ باربی کیو کو گھر کے اندر لے جائیں، شامیانہ کرائے پر لیں یا تاریخ بدل دیں، اور شامیانہ لینے کون جائے گا۔ آپ اس پر بحث نہیں کرتے کہ پیش گوئی "درست" ہے یا نہیں۔ آپ پیش گوئی کو سامنے رکھ کر فیصلہ کرتے ہیں کہ کیا کرنا ہے۔

S&OP بھی اسی طرح کام کرتی ہے۔ ‎+20% کا فورکاسٹ ایک اِن پٹ ہے۔ پلان یہ جواب دیتا ہے: کیا ہم پہلے سے بنا کر رکھیں گے، شفٹیں بڑھائیں گے، پروموشن کو محدود کریں گے، یا کچھ لیٹ آرڈرز قبول کریں گے؟ فیصلے کے بغیر فورکاسٹ مسئلے کو بس چھ ہفتے بعد پروڈکشن پلانر کے حوالے کر دیتا ہے، جب آپشنز کم اور زیادہ مہنگے ہو چکے ہوتے ہیں۔

عملی مثال: ‎+20% کو کوٹنگ لائن کے گھنٹوں میں بدلنا

پروموشن والی فیملی اس وقت مہینے میں 3,000 یونٹس بیچتی ہے۔ ہر یونٹ کو کوٹنگ لائن پر 0.1 گھنٹہ چاہیے۔ کوٹنگ لائن کے پاس مہینے میں 480 گھنٹے ہیں (20 دن، تین شفٹیں)، اور ان میں سے 140 دوسری پروڈکٹ فیملیز پہلے ہی استعمال کرتی ہیں۔

عام مہینہ: فیملی کے لیے 3,000 × 0.1 = 300 گھنٹے، اور دوسروں کے 140، کُل 440 گھنٹے۔ فالتو: 480 − 440 = 40 گھنٹے۔

پروموشن کا مہینہ: ‎+20% کا مطلب ہے 3,000 × 0.2 = 600 اضافی یونٹس، جنہیں 600 × 0.1 = 60 اضافی گھنٹے چاہییں۔ لوڈ: 440 + 60 = 500 گھنٹے، جبکہ دستیاب 480 ہیں۔ 20 گھنٹے کی کمی۔

یعنی 60 اضافی گھنٹے درکار ہیں اور صرف 40 موجود ہیں۔ یہ وہ آپشنز ہیں جو S&OP میز پر رکھتی ہے، ہر ایک کی لاگت اور ذمہ دار کے ساتھ:

• پہلے سے بنا کر رکھیں۔ پروموشن سے پہلے والے مہینے میں بھی 40 گھنٹے فالتو ہیں۔ 200 یونٹس پہلے بنانے سے (200 × 0.1 = 20 گھنٹے) پروموشن کا مہینہ واپس 480 میں سے 480 پر آ جاتا ہے۔ لاگت: ایک مہینے کے لیے 200 یونٹس کا تیار مال اسٹاک میں، اور گودام کی جگہ۔ ذمہ دار: آپریشنز، اور اسٹاک کی منظوری فنانس دے گی۔
• کیپیسٹی بڑھائیں۔ ویک اینڈ کی 10 گھنٹے کی دو شفٹیں 20 گھنٹے پورے کر دیتی ہیں۔ لاگت: اوور ٹائم۔ ذمہ دار: پلانٹ مینیجر۔
• پروموشن چھوٹی کریں۔ 40 فالتو گھنٹے 40 ÷ 0.1 = 400 اضافی یونٹس سنبھال سکتے ہیں، یعنی 20% کے بجائے تقریباً 13%۔ ذمہ دار: سیلز اور مارکیٹنگ۔
• کچھ لیٹ آرڈرز قبول کریں۔ یہ شاذ و نادر ہی صحیح جواب ہوتا ہے، مگر کبھی کبھی یہی دیانت دار جواب ہوتا ہے۔ ذمہ دار: سیلز، جسے کسٹمرز کو بتانا ہوگا۔

غور کیجیے کہ "پہلے سے بنا کر رکھنا" اپنے پیچھے کیا چھوڑتا ہے: کوٹنگ لائن پر دو مہینے 100% یا اس کے قریب، بریک ڈاؤن کی کوئی گنجائش نہیں۔ S&OP کو انفرادی کاموں کا شیڈول بنانے کی ضرورت نہیں، لیکن اسے اس قسم کا رسک ضرور نظر آنا چاہیے۔ گھنٹے رف کٹ کیپیسٹی پلاننگ سے آتے ہیں، اور 200 پیشگی یونٹس کے میٹریل کو بھی جانچنا ہوگا۔

ماہانہ S&OP سائیکل پانچ مراحل میں

زیادہ تر کمپنیاں S&OP کو پانچ مراحل والے ماہانہ معمول کے طور پر چلاتی ہیں:

1. ڈیٹا اپ ڈیٹ۔ پچھلا مہینہ بند کیجیے: اصل سیلز، پروڈکشن، انوینٹری۔ شماریاتی فورکاسٹ تازہ کیجیے۔
2. ڈیمانڈ ریویو۔ سیلز اور مارکیٹنگ فیملی کے حساب سے ڈیمانڈ پلان پر متفق ہوتی ہیں، جس میں پروموشنز، نئی پروڈکٹس اور بڑے ٹینڈرز شامل ہیں۔ یہیں ڈیمانڈ پلاننگ اِن پٹ دیتی ہے۔
3. سپلائی ریویو۔ آپریشنز ڈیمانڈ پلان کو کلیدی ریسورسز اور اہم میٹریل کے مقابلے میں جانچتی ہے، اور خلا کو آپشنز کے ساتھ درج کرتی ہے۔
4. پری S&OP مرحلہ: مطابقت۔ ایک چھوٹی ٹیم آپشنز کی لاگت نکالتی ہے، سیناریوز تیار کرتی ہے اور لکھتی ہے کہ کون سے فیصلے درکار ہیں۔
5. ایگزیکٹو S&OP میٹنگ۔ قیادت فیصلہ کرتی ہے۔ ہر فیصلے کا ایک ذمہ دار اور ایک تاریخ ہوتی ہے۔ طے شدہ حجم ماسٹر پروڈکشن شیڈول میں جاتے ہیں، جو انہیں پروڈکٹس اور ہفتوں میں توڑتا ہے۔

مرحلہ 5 کی میٹنگ مختصر ہونی چاہیے۔ اگر یہ تین گھنٹے چلتی ہے تو پچھلے مراحل نے اپنا کام نہیں کیا۔

غلط فہمی: "S&OP فورکاسٹ کی میٹنگ ہے"

S&OP کی ناکامی کی یہ سب سے عام صورت ہے۔ میٹنگ فورکاسٹ کی درستی کے چارٹس کا جائزہ بن جاتی ہے: پچھلے مہینے ہم نے 3,100 کہا تھا، 2,950 بکے، کیوں؟ سب سر ہلاتے ہیں، کچھ طے نہیں ہوتا، اور کوٹنگ لائن کا وہی مسئلہ اگلے مہینے پھر سامنے آ جاتا ہے۔

S&OP ذمہ داروں کے ساتھ فیصلوں کی میٹنگ ہے۔ اس کا اچھا ٹیسٹ میٹنگ کے منٹس ہیں۔ اگر ان میں ایسے جملے ہوں: "مارچ میں 200 یونٹس پہلے سے بنانے کی منظوری، آپریشنز 10 تاریخ تک میٹریل کی تصدیق کرے گی"، تو S&OP کام کر رہی ہے۔ اگر ان میں صرف نمبر ہوں، تو یہ ایک رپورٹنگ میٹنگ ہے جس کا نام بس شاندار رکھ دیا گیا ہے۔

پلان فیملی کے حساب سے، جانچ مکس کے حساب سے

S&OP پروڈکٹ فیملیز میں کام کرتی ہے تاکہ میٹنگ قابو میں رہے۔ لیکن فیملیز مکس کا مسئلہ چھپا سکتی ہیں۔ اگر پروموشن کسی ایسے ویریئنٹ کو فروغ دیتی ہے جسے 0.1 کے بجائے 0.3 کوٹنگ گھنٹے چاہییں، تو یونٹس میں وہی ‎+20% تین گنا گھنٹے مانگے گا۔ سپلائی ریویو کو ہمیشہ پروموشن والا مکس جانچنا چاہیے، صرف فیملی کا کُل نہیں۔

پروموشنز کا ایک دوسرا چھپا ہوا اثر بھی ہے۔ ڈسٹری بیوٹرز مہم سے پہلے اسٹاک بھر لیتے ہیں اور پھر کئی ہفتوں تک کچھ آرڈر نہیں کرتے، اس لیے فیکٹری کو ایک اچانک اچھال اور ایک خلا نظر آتا ہے جو صارفین کی اصل ڈیمانڈ سے کہیں بڑا ہوتا ہے۔ یہ بُل وِہپ ایفیکٹ ہے، اور اس کی پلاننگ کے لیے S&OP بہترین جگہ ہے، جیسا کہ مینوفیکچررز کے لیے سپلائی چین مینجمنٹ میں دکھایا گیا ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

S&OP میں کسے شرکت کرنی چاہیے؟ سیلز، مارکیٹنگ، آپریشنز، پرچیز اور فنانس، اور کوئی اتنا سینئر شخص جو اختلاف کی صورت میں فیصلہ کر سکے۔ عموماً جنرل مینیجر یا مینیجنگ ڈائریکٹر۔

S&OP اور IBP میں کیا فرق ہے؟ انٹیگریٹڈ بزنس پلاننگ (IBP) وہ نام ہے جو اکثر اس S&OP کے لیے استعمال ہوتا ہے جو مالیاتی اور اسٹریٹجک پلاننگ تک مزید پھیلا دی گئی ہو۔ بنیادی عادت وہی ہے: ایک متفقہ پلان، اور ذمہ داروں کے ساتھ فیصلے۔

اسے شروع کرنے میں کتنا وقت لگتا ہے؟ پہلے چند سائیکل کچے ہوتے ہیں۔ ان فیملیز سے شروع کیجیے جو سب سے زیادہ مسئلہ بنتی ہیں، اور ان تین چار ریسورسز سے جو اکثر پیداوار کو محدود کرتے ہیں، اور ڈیٹا بہتر ہونے کے ساتھ مزید شامل کرتے جائیے۔

یہ factory.online میں کیسا دکھتا ہے

پروموشن کے لیے factory.online میں پلانر دو پلاننگ سیناریوز بناتا ہے: ایک میں 200 یونٹس ایک مہینہ پہلے بنائے جاتے ہیں، دوسرے میں ویک اینڈ شفٹیں ہیں۔ RCCP ہر ورژن میں کوٹنگ لائن کا لوڈ مہینہ بہ مہینہ دکھاتی ہے، پہلے سے بنانے والے ورژن میں پروموشن کے مہینے میں 480 میں سے 480، اور MRP دکھاتی ہے کہ پیشگی یونٹس کا میٹریل وقت پر پہنچ سکتا ہے یا نہیں۔ سپلائی ریویو دونوں سیناریوز میٹنگ میں لاتا ہے، اور منظور شدہ سیناریو وہ پلان بن جاتا ہے جس پر شاپ شیڈول کام کرتا ہے۔

kafaa.ai طلب، کنٹری بیوشن مارجن اور پیداواری صلاحیت کی پابندیوں کی بنیاد پر پروڈکٹ مکس کی اصلاح فراہم کرتا ہے۔ یہ factory.online کے تفصیلی منصوبے کے ساتھ یہ طے کرنے میں مدد دیتا ہے کہ کون سا قابل عمل پیداواری امتزاج محدود وسائل کا بہترین استعمال کرتا ہے۔

اگر آپ کی پروموشنز لائن کو دیکھے بغیر منظور ہو جاتی ہیں، تو ڈیمو میں دیکھیے کہ سپلائی ریویو کیسا دکھ سکتا ہے۔