Zamówienia klientów: sprzedaż obiecała piątek – jak sprawdza to planista

Poniedziałek, 16:00, dzwoni dział sprzedaży. Klient chce 500 sztuk na piątek. Ekran stanów pokazuje 200. Proste: wyprodukować 300 więcej i wysłać? Niezupełnie. Gdy planista wszystko rzetelnie sprawdzi, okaże się, że rzeczywista luka wynosi 230 sztuk, a do piątku da się wyprodukować tylko część z nich.

Zamówienie klienta to wiążące zobowiązanie klienta do zakupu określonej ilości wyrobu w określonym terminie. W fabryce to również pytanie: czy możemy to dostarczyć, z czego i kiedy? Odpowiedź na to pytanie, zanim padnie „tak”, to potwierdzanie terminów zamówień, które opiera się na dwóch sprawdzeniach: ilości dostępnej do potwierdzenia (ATP) i możliwości potwierdzenia z uwzględnieniem mocy (CTP).

Krok 1: Na stanie to nie znaczy dostępne

Z 200 sztuk na półce 80 jest już przydzielonych do zamówienia innego klienta, które wyjeżdża w czwartek. Fizycznie leżą na miejscu, ale są już zajęte.

Pomyślmy o restauracji. Stolik przy oknie jest pusty, ale stoi na nim tabliczka „rezerwacja”. Nie można tam posadzić gości z ulicy tylko dlatego, że nikt jeszcze przy nim nie siedzi.

Pierwsza liczba to zatem 200 − 80 = 120 sztuk wolnych dzisiaj.

Krok 2: Doliczyć to, co nadchodzi, jeśli nikt tego nie zajął

Produkcja ma zlecenie na 150 sztuk z terminem zakończenia w środę. Zanim planista je doliczy, sprawdza jedno: czy tych 150 sztuk nie obiecano już komuś innemu? W tym przypadku nie.

Dostępne do piątku: 120 + 150 = 270. Klient chce 500. Niepokryte: 500 − 270 = 230 sztuk.

To właśnie ilość dostępna do potwierdzenia (ATP): zapas na stanie minus to, co już przydzielone, plus planowane przyjęcia, których nikt jeszcze nie zajął, liczone okres po okresie. ATP odpowiada na pytanie: „Co mogę obiecać z zaopatrzenia, które już istnieje lub jest już zaplanowane?”.

Krok 3: CTP – czy da się wyprodukować resztę?

ATP kończy się na istniejącym zaopatrzeniu. Te 230 sztuk wymaga nowej produkcji i tu wkracza możliwość potwierdzenia z uwzględnieniem mocy (CTP). CTP sprawdza, czy są materiały i moce, by wyprodukować brakującą ilość na czas.

Planista sprawdza dwie rzeczy:

• Materiały. Struktura wyrobu (BOM) dla 230 sztuk wymaga 460 wsporników. Na stanie jest 600, z czego 100 przydzielono do innych zleceń. 500 wolnych pokrywa 460. W porządku.
• Moce. Gniazdo montażowe wytwarza 40 sztuk na godzinę. 230 sztuk wymaga 230 / 40 = 5,75 godziny. Gniazdo jest w pełni obłożone do czwartku, a w czwartek po południu ma 4 wolne godziny. 4 × 40 = 160 sztuk.

Wynik: do piątku może być gotowych 160 sztuk więcej. Pozostałe 230 − 160 = 70 sztuk wymaga 70 / 40 = 1,75 godziny, co mieści się w przyszły poniedziałek rano. Po kontroli i pakowaniu wyjadą we wtorek.

Krok 4: Dostawa częściowa czy w komplecie?

Teraz planista ma prawdziwą odpowiedź zamiast przypuszczenia:

• Piątek: 120 + 150 + 160 = 430 sztuk.
• Wtorek: pozostałe 70 sztuk.

Czy to wystarczy, zależy od klienta. Niektórzy chętnie przyjmą dostawę częściową: 430 sztuk utrzyma ich linię w ruchu. Inni nalegają na wysyłkę w komplecie, bo dwie dostawy to dwa przyjęcia, dwie faktury i dwie okazje do pomyłki. Wtedy uczciwa obietnica to wszystkie 500 sztuk we wtorek.

Klienta trzeba zapytać, a nie zgadywać. Najgorsza odpowiedź to obiecać „piątek” dla 500 sztuk i wysłać 430. Na poziomie zamówienia liczy się to jako dostawa nieudana, dlatego wskaźnik OTIF tak surowo karze niespodziewane dostawy częściowe.

Mit: „Jeśli jest na stanie, mogę to obiecać”

To najczęstszy błąd przy potwierdzaniu terminów i działa w obie strony.

Prowadzi do obiecywania zbyt wiele, gdy zapas jest przydzielony, objęty blokadą jakościową albo leży w niewłaściwym magazynie. Ekran pokazywał 200, a w rzeczywistości było 120.

Prowadzi też do obiecywania zbyt mało. Handlowiec, który widzi 200 sztuk i nic nie wie o środowych 150 ani o wolnych mocach w czwartek, może powiedzieć: „200 teraz, reszta za trzy tygodnie”. Klient idzie do konkurencji, a czwartkowe okno pozostaje niewykorzystane.

Rozwiązanie: sprawdzić przydziały, potem planowane przyjęcia, potem moce. W tej kolejności.

ATP a CTP: potwierdzanie terminów zamówień klientów

• ATP korzysta z zapasów i zaopatrzenia, które już istnieją lub są już zaplanowane. Jest szybkie i niezawodne, a przy większości wyrobów produkowanych na magazyn w zupełności wystarcza.
• CTP dodaje sprawdzenie materiałów i mocy dla nowej produkcji. Jest wolniejsze i zależy od dobrych marszrut i kalendarzy, ale to jedyna uczciwa odpowiedź przy wyrobach produkowanych na zamówienie.

To, gdzie fabryka postawi tę granicę, jest decyzją strategiczną. Artykuł Produkcja na zamówienie czy na magazyn wyjaśnia, jak zdecydować, które wyroby obiecuje się z zapasu, a które z mocy. A jeśli takie „niespodziewane” zamówienie przychodzi w każdy poniedziałek, to prawdopodobnie wcale nie jest niespodzianką. Tekst o planowaniu popytu pokazuje, jak je przewidzieć.

Jak pomaga factory.online

W factory.online zamówienie klienta bezpośrednio tworzy popyt produkcyjny. Planista widzi w jednym miejscu 80 przydzielonych sztuk, środowe zlecenie produkcyjne, zapas wsporników w odniesieniu do struktury wyrobu i wolne czwartkowe godziny na wykresie Gantta. Gdy 230 dodatkowych sztuk zostanie potwierdzonych, stają się zleceniem produkcyjnym i zleceniem roboczym dla gniazda montażowego, nadal powiązanym z zamówieniem klienta – więc jeśli czwartkowe okno się przesunie, od razu wiadomo, czyja dostawa jest zagrożona.

FAQ

Czy ATP to to samo co wolny zapas? Nie. Wolny zapas dotyczy tylko dnia dzisiejszego. ATP uwzględnia też niezajęte przyjęcia, okres po okresie.

Czy dział sprzedaży powinien widzieć ATP bezpośrednio? Tak, w przypadku wyrobów obiecywanych z zapasu. Przy wyrobach produkowanych na zamówienie szybkie sprawdzenie CTP przez planowanie pozwala uniknąć obietnic, których zakład nie dotrzyma.

Jeśli twoi planiści przy każdym telefonie z działu sprzedaży przechodzą te cztery kroki w arkuszu kalkulacyjnym, umów się na prezentację i przynieś ze sobą zamówienie z ostatniego poniedziałku.