OTIF: 95% na czas, 95% w komplecie – dlaczego więc OTIF wynosi 83%?

Miesięczny raport mówi, że 95% pozycji wysłano na czas, a 95% w pełnej ilości. Potem przychodzi karta ocen od klienta ze wskaźnikiem OTIF 83% i wszyscy zakładają, że ktoś się pomylił. Nikt się nie pomylił. Wszystkie trzy liczby są poprawne. Po prostu liczą co innego.

Wskaźnik OTIF (dostawy na czas i w pełnej ilości) to odsetek dostaw do klientów, które dotarły w uzgodnionym terminie i w komplecie. Wystarczy niespełnienie jednego z tych warunków, a dostawa jest nieudana. To wskaźnik, na którym klientom zależy najbardziej, bo mierzy to, czego doświadczyli, a nie to, co osiągnęły poszczególne działy.

Jak oblicza się OTIF

Reguła jest prosta: dostawa jest udana tylko wtedy, gdy przejdzie oba testy. Z tego wynikają dwie warte zapamiętania właściwości wskaźnika OTIF.

• OTIF nigdy nie może być wyższy niż słabszy z dwóch składników. Jeśli terminowość wynosi 95%, a kompletność 95%, OTIF wynosi najwyżej 95%. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy dostawy spóźnione i dostawy niekompletne to te same dostawy.
• Jeśli oba rodzaje błędów są od siebie niezależne, OTIF to w przybliżeniu terminowość × kompletność. 0,95 × 0,95 = 0,9025, czyli około 90%.

Jest też dolna granica. Jeśli każda spóźniona dostawa jest inną dostawą niż każda niekompletna, traci się 5% + 5% = 10%, a OTIF wynosi 90%. Gdy więc terminowość, kompletność i OTIF liczy się w ten sam sposób, 95% i 95% muszą dać OTIF między 90% a 95%.

I tu wracamy do 83%. Taki wynik jest możliwy tylko wtedy, gdy OTIF policzono na innej podstawie niż dwie pozostałe liczby. I niemal zawsze tak właśnie jest.

Poziom zamówienia a poziom pozycji: ukryty mnożnik

Większość raportów wewnętrznych liczy pozycje zamówień. Większość klientów liczy zamówienia. Różnica jest ogromna.

Weźmy jedno zamówienie z 10 pozycjami. Dziewięć wysłano w komplecie, w jednej zabrakło 40 sztuk. Na poziomie pozycji kompletność wynosi 90%. Na poziomie zamówienia – 0%: klient otrzymał jedną dostawę i nie była kompletna.

Teraz cały miesiąc. Wysłano 200 zamówień po 5 pozycji, łącznie 1000 pozycji.

• 50 pozycji wysłano z opóźnieniem. Opóźnienia się skupiają, bo spóźnione zamówienie zwykle spóźnia się w całości. Te 50 pozycji mieści się w 16 zamówieniach.
• 50 pozycji wysłano w niepełnej ilości. Braki są bardziej rozproszone. Te 50 pozycji mieści się w 20 zamówieniach.
• 2 zamówienia były jednocześnie spóźnione i niekompletne.

Na poziomie pozycji: terminowość = 950 / 1000 = 95%, kompletność = 950 / 1000 = 95%.

Na poziomie zamówień: nieudane zamówienia = 16 + 20 − 2 = 34. OTIF = (200 − 34) / 200 = 166 / 200 = 83%.

Te same wysyłki, ten sam miesiąc. Im więcej pozycji na zamówienie, tym większa ta różnica.

Pomyślmy o czteroosobowym stoliku w restauracji. Trzy talerze przychodzą gorące, czwarty dziesięć minut później. Kuchnia wydała 75% dań na czas. Goście przy stoliku zapamiętają spóźnioną kolację.

Mit: ponowne potwierdzanie terminu chroni OTIF

Oto nawyk, który po cichu psuje ten wskaźnik. Zamówienie nie zdąży na piątek, więc ktoś zmienia potwierdzony termin na przyszłą środę. Teraz wyjeżdża „na czas”. Klient jest dokładnie tak samo zirytowany jak wcześniej.

Reguła stosowana przez większość klientów jest bezwzględna: mierzyć względem pierwszego potwierdzonego terminu, a nie ostatniego. Jeśli wewnętrzny OTIF korzysta z ostatniej daty, a klient z pierwotnej, liczby dostawcy i klienta nigdy się nie spotkają. Warto przechowywać w zamówieniu obie daty i raportować względem pierwotnej. Nowy termin mówi klientowi, czego się spodziewać. Nie ma prawa przepisywać historii.

Trzeba też uzgodnić, czy mierzy się wysyłkę, czy przyjęcie u klienta, i jaka tolerancja ilościowa oznacza „w pełnej ilości”.

Gdzie naprawdę wygrywa się lub przegrywa OTIF

Gdy OTIF spada, odruchem jest mocniej przycisnąć produkcję. Często to jednak nie produkcja była problemem. Warto sprawdzić, gdzie utknęły nieudane zamówienia:

1. Obietnica. Termin potwierdzono bez sprawdzenia zapasów i mocy. Jak planista sprawdza to, zanim powie „tak”, opisujemy w artykule o zamówieniach klientów w produkcji.
2. Ostatnia pozycja. Dziewięć pozycji było gotowych we wtorek, dziesiąta czekała na jeden komponent. OTIF na poziomie zamówienia zależy od najwolniejszej pozycji.
3. Ostatnie 48 godzin. Produkcja się skończyła, ale kontrola, pakowanie lub dokumenty – już nie. Wyroby gotowe, których nie można wysłać, to częsta i możliwa do usunięcia nieszczelność.
4. Kolejność. Hala produkcyjna pracowała według tego, co było wygodne, a nie według tego, co domyka zamówienia. Reguła wyboru kolejnego zlecenia ma znaczenie, co pokazuje artykuł o dyspozycji produkcyjnej.

Dostawcy producentów samochodów nauczyli się tego wcześnie: linia na 100% celu nic nie znaczy, jeśli u bramy klienta brakuje jednego numeru części – piszemy o tym w artykule o planowaniu produkcji w branży motoryzacyjnej.

Jak pomaga factory.online

W factory.online zamówienia klientów tworzą popyt produkcyjny, więc każde zlecenie produkcyjne i każdy niedobór pozostają powiązane z zamówieniem klienta, któremu służą. Planista patrzący na zamówienie z 10 pozycjami widzi, która pozycja wstrzymuje resztę, czy czeka na materiał, czy na moce, i jaki termin zakończenia pokazuje harmonogram przy ograniczonych mocach – zanim piątkowa ciężarówka odjedzie bez niej.

OTIF a OTD

To nie to samo. Wskaźnik terminowości dostaw (OTD) sprawdza tylko datę. OTIF dodaje test ilości, więc przy tej samej podstawie liczenia jest zawsze równy OTD lub niższy. Jak OTIF łączy się z innymi miarami, opisujemy w artykule o wskaźnikach KPI w produkcji.

Jeśli twoje wewnętrzne liczby i karty ocen klientów wciąż się rozmijają, umów się na prezentację, a razem prześledzimy kilka takich zamówień.