मैन्युफ़ैक्चरर्स के लिए S&OP: फ़ोरकास्ट प्लान नहीं है

मार्केटिंग के पास बसंत के लिए एक बढ़िया आइडिया है: सबसे ज़्यादा बिकने वाली प्रोडक्ट फ़ैमिली पर प्रमोशन, जिससे बिक्री 20% बढ़ने की उम्मीद है। कैंपेन मंज़ूर हो जाता है, पोस्टर छप जाते हैं, डिस्ट्रीब्यूटरों को बता दिया जाता है। छह हफ़्ते बाद कोटिंग लाइन हर वीकेंड चल रही है और फिर भी पीछे है। कोटिंग लाइन से किसी ने पूछा ही नहीं।

ठीक इसी बातचीत के लिए S&OP (सेल्स एंड ऑपरेशंस प्लानिंग) बना है। S&OP एक मासिक प्रक्रिया है जिसमें सेल्स, ऑपरेशंस, पर्चेज़िंग और फ़ाइनेंस डिमांड और सप्लाई के एक प्लान पर सहमत होते हैं, आमतौर पर प्रोडक्ट फ़ैमिली के हिसाब से, 12 से 24 महीने आगे तक, और तय करते हैं कि जहाँ दोनों मेल नहीं खाते वहाँ क्या करना है। फ़ोरकास्ट बताता है कि कस्टमर क्या ख़रीद सकते हैं। S&OP प्लान बताता है कि कंपनी इसके बारे में क्या करेगी, और कौन क्या करेगा।

फ़ोरकास्ट प्लान नहीं है

मौसम का फ़ोरकास्ट कहता है कि शनिवार को शायद बारिश होगी। प्लान यह है कि आप छत वाली पार्टी अंदर ले जाएँगे, शामियाना किराये पर लेंगे या तारीख़ बदलेंगे, और शामियाना कौन लाएगा। आप इस पर बहस नहीं करते कि फ़ोरकास्ट “सही” है या नहीं। आप तय करते हैं कि फ़ोरकास्ट को देखते हुए क्या करना है।

S&OP भी ऐसे ही काम करता है। +20% का फ़ोरकास्ट एक इनपुट है। प्लान जवाब देता है: क्या हम पहले से बनाकर रखेंगे, शिफ़्ट जोड़ेंगे, प्रमोशन छोटा करेंगे, या कुछ लेट ऑर्डर स्वीकार करेंगे? बिना फ़ैसले का फ़ोरकास्ट बस समस्या को छह हफ़्ते बाद प्रोडक्शन प्लानर की ओर सरका देता है, जब विकल्प कम और महँगे हो चुके होते हैं।

उदाहरण: +20% को कोटिंग लाइन के घंटों में बदलना

प्रमोशन वाली फ़ैमिली अभी हर महीने 3,000 यूनिट बेचती है। हर यूनिट को कोटिंग लाइन पर 0.1 घंटा चाहिए। कोटिंग लाइन के पास महीने में 480 घंटे हैं (20 दिन, तीन शिफ़्ट), और बाक़ी प्रोडक्ट फ़ैमिली पहले से उनमें से 140 इस्तेमाल करती हैं।

सामान्य महीना: फ़ैमिली के लिए 3,000 × 0.1 = 300 घंटे, बाक़ियों के 140 मिलाकर = 440 घंटे। ख़ाली: 480 − 440 = 40 घंटे।

प्रमोशन वाला महीना: +20% यानी 3,000 × 0.2 = 600 अतिरिक्त यूनिट, जिन्हें 600 × 0.1 = 60 अतिरिक्त घंटे चाहिए। लोड: 480 के सामने 440 + 60 = 500 घंटे। 20 घंटे की कमी।

यानी 60 अतिरिक्त घंटे चाहिए, और मौजूद सिर्फ़ 40 हैं। ये हैं वे विकल्प जो S&OP टेबल पर रखता है, हर एक की लागत और ज़िम्मेदार के साथ:

• पहले से बनाकर रखना। प्रमोशन से पहले वाले महीने में भी 40 घंटे ख़ाली हैं। 200 यूनिट पहले बनाने से (200 × 0.1 = 20 घंटे) प्रमोशन वाला महीना वापस 480 में से 480 पर आ जाता है। लागत: एक महीने के लिए 200 यूनिट का तैयार माल, और वेयरहाउस में जगह। ज़िम्मेदार: ऑपरेशंस, और स्टॉक की मंज़ूरी फ़ाइनेंस देगा।
• कैपेसिटी बढ़ाना। वीकेंड की दो 10 घंटे वाली शिफ़्ट 20 घंटे कवर कर लेती हैं। लागत: ओवरटाइम। ज़िम्मेदार: प्लांट मैनेजर।
• प्रमोशन छोटा करना। 40 ख़ाली घंटे 40 ÷ 0.1 = 400 अतिरिक्त यूनिट उठा सकते हैं, यानी 20% की जगह लगभग 13%। ज़िम्मेदार: सेल्स और मार्केटिंग।
• कुछ लेट ऑर्डर स्वीकार करना। यह शायद ही कभी सही जवाब होता है, लेकिन कभी-कभी ईमानदार जवाब यही होता है। ज़िम्मेदार: सेल्स, जिसे कस्टमरों को बताना होगा।

ध्यान दीजिए कि “पहले से बनाकर रखना” पीछे क्या छोड़ता है: कोटिंग लाइन पर लगातार दो महीने 100% पर या उसके क़रीब, ब्रेकडाउन के लिए कोई जगह नहीं। S&OP को अलग-अलग जॉब शेड्यूल करने की ज़रूरत नहीं, लेकिन उसे इस तरह का रिस्क दिखना ज़रूर चाहिए। घंटे रफ़-कट कैपेसिटी प्लानिंग से आते हैं, और पहले बनने वाले 200 यूनिट का मटीरियल भी जाँचना होगा।

पाँच स्टेप में मासिक S&OP साइकिल

ज़्यादातर कंपनियाँ S&OP को पाँच स्टेप वाली मासिक लय में चलाती हैं:

1. डेटा अपडेट। पिछला महीना बंद कीजिए: असल बिक्री, प्रोडक्शन, इन्वेंटरी। स्टैटिस्टिकल फ़ोरकास्ट रिफ़्रेश कीजिए।
2. डिमांड रिव्यू। सेल्स और मार्केटिंग फ़ैमिली के हिसाब से डिमांड प्लान पर सहमत होते हैं, जिसमें प्रमोशन, नए प्रोडक्ट और बड़े टेंडर शामिल हैं। डिमांड प्लानिंग यहीं इनपुट देती है।
3. सप्लाई रिव्यू। ऑपरेशंस डिमांड प्लान को मुख्य रिसोर्स और क्रिटिकल मटीरियल से जाँचता है, और गैप को विकल्पों के साथ लिस्ट करता है।
4. मिलान (प्री-S&OP)। एक छोटी टीम विकल्पों की लागत निकालती है, सिनेरियो तैयार करती है और लिखती है कि कौन-से फ़ैसले चाहिए।
5. एग्ज़ीक्यूटिव S&OP मीटिंग। लीडरशिप फ़ैसला करती है। हर फ़ैसले को एक ज़िम्मेदार और एक तारीख़ मिलती है। तय हुए वॉल्यूम मास्टर प्रोडक्शन शेड्यूल में जाते हैं, जो उन्हें प्रोडक्ट और हफ़्तों में बाँटता है।

स्टेप 5 वाली मीटिंग छोटी होनी चाहिए। अगर वह तीन घंटे चलती है, तो पिछले स्टेप ने अपना काम नहीं किया।

मिथक: “S&OP फ़ोरकास्टिंग की मीटिंग है”

S&OP सबसे ज़्यादा इसी तरह फ़ेल होता है। मीटिंग फ़ोरकास्ट एक्यूरेसी के चार्ट की समीक्षा बन जाती है: पिछले महीने हमने 3,100 कहा था, 2,950 बिके, क्यों? सब सिर हिलाते हैं, कुछ तय नहीं होता, और अगले महीने कोटिंग लाइन वाली वही समस्या फिर सामने आ जाती है।

S&OP ज़िम्मेदारों वाली फ़ैसलों की मीटिंग है। मिनट्स एक अच्छा टेस्ट हैं। अगर उनमें ऐसे वाक्य हैं: “मार्च में 200 यूनिट पहले बनाने की मंज़ूरी, ऑपरेशंस 10 तारीख़ तक मटीरियल कन्फ़र्म करेगा”, तो S&OP काम कर रहा है। अगर उनमें सिर्फ़ आँकड़े हैं, तो यह फ़ैंसी नाम वाली रिपोर्टिंग मीटिंग है।

प्लान फ़ैमिली के हिसाब से, जाँच मिक्स के हिसाब से

S&OP प्रोडक्ट फ़ैमिली में काम करता है ताकि मीटिंग सँभाली जा सके। लेकिन फ़ैमिली मिक्स की समस्या छिपा सकती हैं। अगर प्रमोशन ऐसे वेरिएंट को बढ़ावा देता है जिसे 0.1 की जगह 0.3 कोटिंग घंटे चाहिए, तो यूनिट में वही +20% तीन गुना घंटे माँगता है। सप्लाई रिव्यू को हमेशा प्रमोशन वाला मिक्स जाँचना चाहिए, सिर्फ़ फ़ैमिली का कुल नहीं।

प्रमोशन का एक दूसरा छिपा असर भी है। डिस्ट्रीब्यूटर कैंपेन से पहले स्टॉक भर लेते हैं और फिर हफ़्तों तक कुछ ऑर्डर नहीं करते, इसलिए फ़ैक्टरी को असली कंज़्यूमर डिमांड से कहीं बड़ा उछाल और फिर गड्ढा दिखता है। यह बुलव्हिप इफ़ेक्ट है, और इसकी प्लानिंग के लिए S&OP सबसे अच्छी जगह है, जैसा मैन्युफ़ैक्चरर्स के लिए सप्लाई चेन मैनेजमेंट में दिखाया गया है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

S&OP में किसे शामिल होना चाहिए? सेल्स, मार्केटिंग, ऑपरेशंस, पर्चेज़िंग और फ़ाइनेंस, और साथ में कोई इतना सीनियर व्यक्ति जो असहमति होने पर फ़ैसला कर सके। आमतौर पर जनरल मैनेजर या मैनेजिंग डायरेक्टर।

S&OP और IBP में क्या फ़र्क़ है? इंटीग्रेटेड बिज़नेस प्लानिंग (IBP) नाम अक्सर उस S&OP के लिए इस्तेमाल होता है जिसे फ़ाइनेंशियल और स्ट्रैटेजिक प्लानिंग तक और आगे बढ़ाया गया हो। मूल आदत वही है: एक सहमत प्लान, ज़िम्मेदारों वाले फ़ैसले।

इसे शुरू करने में कितना समय लगता है? पहली कुछ साइकिल कच्ची होती हैं। उन फ़ैमिली से शुरू कीजिए जो सबसे ज़्यादा परेशानी देती हैं और उन तीन-चार रिसोर्स से जो सबसे ज़्यादा बार आउटपुट सीमित करते हैं, और डेटा सुधरने के साथ और जोड़ते जाइए।

factory.online में यह कैसा दिखता है

प्रमोशन के लिए factory.online में प्लानर दो प्लानिंग सिनेरियो बनाता है: एक में 200 यूनिट एक महीना पहले बनते हैं, दूसरे में वीकेंड शिफ़्ट हैं। RCCP (रफ़-कट कैपेसिटी प्लानिंग) हर वर्शन में कोटिंग लाइन का लोड महीने-दर-महीने दिखाता है, पहले से बनाने वाले वर्शन में प्रमोशन वाले महीने में 480 में से 480, और MRP (मटीरियल रिक्वायरमेंट्स प्लानिंग) दिखाता है कि पहले बनने वाले यूनिट का मटीरियल समय पर आ सकता है या नहीं। सप्लाई रिव्यू दोनों सिनेरियो मीटिंग में लाता है, और जो मंज़ूर होता है वही वह प्लान बनता है जिस पर शॉप फ़्लोर का शेड्यूल चलता है।

kafaa.ai मांग, योगदान मार्जिन और क्षमता की सीमाओं के आधार पर उत्पाद मिश्रण का अनुकूलन प्रदान करता है। यह factory.online की विस्तृत योजना के साथ यह तय करने में मदद करता है कि कौन सा व्यवहार्य उत्पाद मिश्रण बाधित संसाधन का सर्वोत्तम उपयोग करता है।

अगर आपके प्रमोशन लाइन को देखे बिना मंज़ूर हो जाते हैं, तो डेमो में देखें कि सप्लाई रिव्यू कैसा दिख सकता है।