المشتريات في التصنيع: ست حالات نقص لا تحتاج إلى أمر شراء جديد

يصل أمر الشراء الخاص بـ200 محمل يوم الجمعة، بينما يحتاج خط التجميع إلى 40 منها صباح الخميس. تُظهر قائمة النواقص سطرًا أحمر، ويكون رد الفعل التلقائي إصدار أمر شراء جديد. لكن أي مورّد جديد يحتاج إلى أسبوعين، فأمر الشراء الجديد لن ينقذ يوم الخميس، بل سيضيف 200 محمل زائد إلى الرف بعد أسبوعين.

المشتريات في التصنيع هي عمل إيصال المواد المشتراة إلى المصنع حين يحتاج إليها الإنتاج، وبتكلفة إجمالية معقولة. ويشمل ذلك إصدار أوامر شراء جديدة، لكنه يعني بالقدر نفسه تعديل الأوامر المفتوحة أصلًا. وفيما يلي ست حالات نقص يكون الحل الصحيح فيها شيئًا آخر غير أمر جديد.

1. الأمر موجود لكنه متأخر: قدِّم موعده

يمكن الاتصال بالمورّد وطلب جزء من الأمر مبكرًا. فالحاجة يوم الخميس ليست إلى 200 محمل، بل إلى 40 فقط. وكثير من المورّدين قادرون على إرسال 40 قطعة من مخزونهم عبر البريد السريع، وشحن الباقي يوم الجمعة كما هو مخطط. وتنبّه أنظمة تخطيط متطلبات المواد (MRP) إلى هذه الحالة برسالة تقديم الموعد (Reschedule-in): الإمداد موجود، لكن تاريخه يأتي بعد تاريخ الحاجة. والحالة المعاكسة، أي تأجيل الموعد (Reschedule-out)، لا تقل فائدة: حين يتأخر الطلب، يُؤجَّل الأمر وتبقى السيولة في الشركة. ويشرح مقال تخطيط MRP بالتفصيل كيف يُصدر النظام هذه الرسائل.

2. المخزون في المكان الخطأ: انقله

لدى المصنع الثاني، أو مستودع الخدمة، 60 محملًا من الصنف نفسه. ويستغرق النقل يومًا واحدًا، وهو أسرع من أي عملية شراء، ويستعيد الموقع الآخر مخزونه حين تصل شحنة الجمعة.

3. المخزون محجوز لأمر لاحق: استعِره

على الرف 50 محملًا، وكلها محجوزة لأمر يُجمَّع يوم الثلاثاء المقبل. يمكن أخذ 40 منها ليوم الخميس، على أن تعيد شحنة الجمعة ملء أمر الثلاثاء. ولا يكون ذلك آمنًا إلا إذا تحقق أحدهم من أن شحنة الجمعة ستصل فعلًا قبل الثلاثاء، وإلا فالنقص لم يُحل، بل انتقل إلى عميل آخر.

4. هناك بديل معتمد: استبدِل

إذا كان قسم الهندسة قد اعتمد محملًا ثانيًا لهذا المنتج، فيُنصح بفحص مخزونه. والكلمة المفتاحية هنا هي معتمد. فالقطعة التي تبدو مطابقة على الرسم الهندسي ليست بديلًا إلى أن يقرّ بذلك صاحب الصلاحية، ويُسجَّل الاستبدال لمعرفة أي محمل رُكّب في أي وحدة.

5. الجدول قابل للتعديل: أعِد الترتيب

يمكن تبديل عملية التجميع المقررة يوم الخميس بعملية يوم الجمعة، إذا كانت كل قطع أمر الجمعة متوفرة. فيحصل عميل أمر الخميس على طلبه بعد يوم واحد، أو في موعده إن كان هناك هامش زمني. وإعادة الترتيب لا تكلف شيئًا من المشتريات، لكن ينبغي التحقق من تغيير الإعداد ومن بقية مواد الأمر الذي يُقدَّم.

6. النقص غير حقيقي: صحِّح البيانات

قبل الاتصال بأي أحد، يجدر التوجه إلى رصيف الاستلام. فنسبة لافتة من حالات النقص مجرد أخطاء في السجلات: شحنة وصلت أمس ولم تُسجَّل في الاستلام، أو جرد لم يُصحَّح قط، أو قائمة مواد (BOM) تذكر محملين بينما يستخدم المنتج محملًا واحدًا. أما المواد المستلمة الموضوعة في حجز الجودة فحالة مختلفة: فهي موجودة فعلًا، لكنها غير صالحة للاستخدام بعد، كما هو موضح في مقال فحص المواد الخام عند الاستلام.

تخيّل أنك تُعد العشاء فتكتشف أنه لا يوجد بيض. لن تطلب توصيل البقالة ليوم الغد، بل ستستعير من الجيران، أو تستخدم شيئًا آخر، أو تطبخ طبق الغد الليلة. والخيارات الستة أعلاه هي النسخة الصناعية من هذه الغريزة نفسها.

المشتريات في التصنيع: التاريخ المطلوب مقابل التاريخ المؤكَّد

يحمل كل أمر شراء تاريخين، والخلط بينهما يولّد نواقص خفية. التاريخ المطلوب هو ما طلبته الشركة، والتاريخ المؤكَّد هو ما وعد به المورّد. في مثالنا، أُنشئ أمر الشراء بتاريخ مطلوب هو الأربعاء. وأكد المورّد يوم الجمعة عبر البريد الإلكتروني قبل أسبوعين، ولم يحدّث أحد الأمر. فخطط نظام MRP على أساس الأربعاء ولم يُظهر أي مشكلة، إلى أن أدخل أحدهم التاريخ الجديد يوم الثلاثاء. فظهر السطر الأحمر قبل يومين بدلًا من أسبوعين.

والقاعدة بسيطة: لا يُخطَّط إلا على التواريخ المؤكَّدة، ويُعامَل الأمر غير المؤكَّد على أنه خطر، لا على أنه إمداد.

خرافة: «المورّد الأرخص هو أفضل صفقة»

نقل أحد المشترين توريد المحامل إلى مورّد أرخص بمقدار $0.20 للقطعة. ومع 3,000 محمل سنويًا، يبلغ التوفير $600. لكن المهلة الزمنية لدى المورّد الجديد أطول وأقل موثوقية، وفي السنة الأولى تطلّبت شحنة متأخرة واحدة شحنًا جويًا بتكلفة $800. فتنتهي السنة الأولى بخسارة قدرها $200، وذلك قبل احتساب ساعتين من توقف خط التجميع.

سعر الوحدة هو أسهل رقم يمكن قياسه، ولذلك يُقاس. أما التكلفة الإجمالية فتشمل تعجيل التوريد، ومخزون الأمان الإضافي اللازم لتغطية مهلة توريد غير موثوقة، ووقت الخط الضائع حين تتأخر القطعة. ويتناول مقال إدارة سلسلة الإمداد لدى المصنّعين كيف تتضخم التأخيرات الصغيرة في الإمداد كلما انتقلت إلى أعلى السلسلة.

كيف تعرض منصة factory.online الخيارات

في منصة factory.online، يرتبط نقص المحامل بأمر التجميع ليوم الخميس الذي أنشأه. ويرى مخطط الإنتاج في مكان واحد أمر الشراء المفتوح وتاريخه، والمخزون حسب الموقع، والمخزون المحجوز مع الأوامر التي يخصها. ومن هنا يصبح أسرع أن يُعرف أيٌّ من الخيارات الستة متاح قبل أن يلجأ أحد إلى أمر شراء جديد.

إذا كان المشترون لديك يقضون صباحهم في مراجعة قوائم النواقص سطرًا سطرًا، احجز عرضًا توضيحيًا واصطحب إحدى هذه القوائم معك.