Ordini cliente e produzione: venerdì? Come verifica il pianificatore

L'ufficio commerciale chiama lunedì alle 16:00. Un cliente vuole 500 unità entro venerdì. La schermata delle giacenze ne mostra 200. Facile: se ne producono altre 300 e si spedisce? Non proprio. Quando un pianificatore ha verificato come si deve, il vero scoperto è di 230 unità, e solo una parte si può produrre entro venerdì.

Un ordine cliente è l'impegno vincolante di un cliente ad acquistare una certa quantità di un prodotto entro una data. In fabbrica è anche una domanda: possiamo consegnarlo, con che cosa e quando? Rispondere a questa domanda prima di dire sì si chiama promessa d'ordine (order promising), e si basa su due verifiche: la disponibilità promettibile (ATP) e la capacità promettibile (CTP).

Passo 1: giacenza non vuol dire disponibilità

Delle 200 unità a scaffale, 80 sono già assegnate all'ordine di un altro cliente che parte giovedì. Fisicamente ci sono, ma sono già prese.

Si pensi a un ristorante. Il tavolo vicino alla finestra è vuoto, ma sopra c'è il cartellino “riservato”. Non ci si possono far sedere clienti senza prenotazione solo perché per ora non c'è nessuno.

Quindi il primo numero è 200 − 80 = 120 unità libere oggi.

Passo 2: aggiungere ciò che sta arrivando, se nessuno lo ha già reclamato

La produzione ha un ordine da 150 unità che deve finire mercoledì. Prima di contarle, il pianificatore verifica una cosa: quelle 150 sono già promesse a qualcun altro? In questo caso no.

Disponibili entro venerdì: 120 + 150 = 270. Il cliente ne vuole 500. Scoperto: 500 − 270 = 230 unità.

Questa è la disponibilità promettibile (ATP): giacenza, meno ciò che è già assegnato, più i ricevimenti programmati che nessuno ha ancora reclamato, calcolata periodo per periodo. L'ATP risponde alla domanda “cosa posso promettere con forniture che esistono già o sono già pianificate?”.

Passo 3: capacità promettibile, si riesce a produrre il resto?

L'ATP si ferma alle forniture esistenti. Le 230 unità richiedono nuova produzione, ed è qui che entra in gioco la capacità promettibile (CTP). La CTP verifica se ci sono materiali e capacità per produrre in tempo la quantità mancante.

Il pianificatore verifica due cose:

• Materiali. La distinta base per 230 unità richiede 460 staffe. A magazzino ce ne sono 600, di cui 100 assegnate ad altri ordini. Le 500 libere coprono le 460. Tutto a posto.
• Capacità. La cella di montaggio produce 40 unità all'ora. 230 unità richiedono 230 / 40 = 5,75 ore. La cella è piena fino a giovedì, con 4 ore libere giovedì pomeriggio. 4 × 40 = 160 unità.

Risultato: altre 160 unità possono essere pronte entro venerdì. Le ultime 230 − 160 = 70 richiedono 70 / 40 = 1,75 ore, che rientrano nella mattina di lunedì prossimo. Dopo collaudo e imballo, partono martedì.

Passo 4: spedizione parziale o spedizione completa?

Ora il pianificatore ha una risposta vera invece di una stima:

• Venerdì: 120 + 150 + 160 = 430 unità.
• Martedì: le restanti 70 unità.

Se vada bene dipende dal cliente. Alcuni accettano volentieri una spedizione parziale: 430 unità tengono in marcia la loro linea. Altri pretendono la spedizione completa, perché due consegne significano due ricevimenti, due fatture e due occasioni di errore. In quel caso la promessa onesta è tutte le 500 unità martedì.

Bisogna chiederlo al cliente, non indovinarlo. La risposta peggiore è promettere “venerdì” per 500 e spedirne 430. A livello di ordine conta come consegna fallita, ed è per questo che l'OTIF (consegne puntuali e complete) punisce così duramente le sorprese parziali.

Il mito: “Se è a magazzino, posso prometterlo”

È l'errore di promessa più comune, e sbaglia in entrambe le direzioni.

Promette troppo quando la merce è assegnata, in blocco qualità o nel magazzino sbagliato. La schermata diceva 200; la verità era 120.

Ma promette anche troppo poco. Un commerciale che vede 200 e non sa nulla delle 150 di mercoledì o della capacità libera di giovedì potrebbe dire “200 subito, il resto fra tre settimane”. Il cliente va da un concorrente, e lo spazio di giovedì resta inutilizzato.

Il rimedio: verificare le assegnazioni, poi i ricevimenti programmati, poi la capacità. In quest'ordine.

ATP e CTP: promettere gli ordini cliente

• L'ATP usa giacenze e forniture che esistono già o sono già pianificate. È rapida e affidabile, e basta per la maggior parte degli articoli prodotti per il magazzino.
• La CTP aggiunge una verifica di materiali e capacità per la nuova produzione. È più lenta e dipende da cicli di lavoro e calendari accurati, ma è l'unica risposta onesta per i prodotti su commessa.

Dove la fabbrica traccia questa linea è una scelta strategica. L'articolo su produzione su commessa e produzione per il magazzino spiega come decidere quali prodotti promettere dalle scorte e quali dalla capacità. E se un ordine a sorpresa come questo arriva ogni lunedì, probabilmente non era una sorpresa. La pianificazione della domanda mostra come vederlo arrivare.

Come aiuta factory.online

In factory.online un ordine cliente genera direttamente domanda di produzione. Il pianificatore vede in un unico punto le 80 unità assegnate, l'ordine di produzione di mercoledì, la giacenza di staffe rispetto alla distinta base e le ore libere di giovedì sul diagramma di Gantt della schedulazione. Quando le 230 unità in più vengono confermate, diventano un ordine di produzione (ODP) e un ordine di lavoro per la cella di montaggio, sempre collegati all'ordine cliente, così se lo spazio di giovedì slitta è chiaro quale consegna è a rischio.

Domande frequenti

L'ATP coincide con la giacenza libera? No. La giacenza libera riguarda solo oggi. L'ATP conta anche i ricevimenti non ancora reclamati, periodo per periodo.

L'ufficio commerciale dovrebbe vedere direttamente l'ATP? Sì, per gli articoli promessi dalle scorte. Per gli articoli su commessa, una rapida verifica CTP da parte della pianificazione evita promesse che lo stabilimento non può mantenere.

Se i tuoi pianificatori ripetono questi quattro passi su un foglio di calcolo ogni volta che chiama l'ufficio commerciale, prenota una demo e porta con te l'ordine di lunedì scorso.